Circuit d'approbation

Circuit d'approbation — rien ne part avant le feu vert (1 min)Démo réelle — org Salesforce + sandbox Yousign · Voir sur YouTube

Faire valider un document avant qu'il parte en signature — en interne, côté destinataire, ou les deux. TrueSign superpose trois étages, cumulables sur une même demande :

Étage	Qui approuve	Quand
Approbation interne	1 à 3 utilisateurs Salesforce	Avant tout envoi — rien ne part chez le fournisseur tant que ce n'est pas approuvé
Approbateur destinataire	Un destinataire « Doit approuver »	Après l'envoi, avant que les signataires soient notifiés
Signataires	—	Une fois les approbations acquises

Les deux étages fonctionnent avec les deux fournisseurs de signature.

Approbation interne (avant envoi)

Dans le template, désignez un approbateur interne — et jusqu'à deux niveaux supplémentaires optionnels. À l'envoi :

1. La demande passe en statut PendingApproval et l'approbateur du premier niveau est sollicité. Tout se passe dans TrueSign : l'approbation est portée par le moteur du package, pas par le processus d'approbation natif de Salesforce — rien à configurer dans Setup, et le comportement est identique dans toutes les orgs.
2. Rien n'est transmis au fournisseur de signature avant l'approbation — aucun appel API, aucun e-mail aux signataires.
3. Une fois la chaîne approuvée, la demande passe Approved et l'envoi réel se déclenche automatiquement (statut Ongoing).
4. Un rejet, à n'importe quel niveau, passe la demande en Rejected avec son motif.

Chaîne multi-niveaux

La chaîne est séquentielle, jusqu'à 3 niveaux : l'approbateur 2 n'est sollicité qu'après validation de l'approbateur 1, puis le 3.

• Seul l'approbateur du niveau courant peut agir — les niveaux suivants voient la demande arriver à leur tour.
• L'interface affiche la progression (« niveau x sur y ») et les niveaux déjà validés.
• Un rejet à n'importe quel niveau arrête la chaîne : rien ne part chez le fournisseur.
• Réassignation d'urgence : un administrateur peut réassigner le niveau d'approbation courant à un autre utilisateur (absence, départ) sans recréer la demande — l'équivalent du « Corriger » pour l'approbation. Le geste est réservé aux droits d'administration et tracé dans l'audit.

Rappels et escalade (SLA)

Un traitement quotidien surveille les approbations en attente :

Réglage (par template)	Effet
Délai de rappel	Après N jours sans décision, l'approbateur du niveau courant est relancé (une relance par période, tracée dans l'audit)
Délai d'escalade	Après N jours, la demande escalade une seule fois vers une cible au choix : le manager de l'approbateur, le niveau suivant de la chaîne, ou un utilisateur désigné

Le kill-switch suspend aussi ces relances : une intégration coupée n'envoie plus rien.

Routage conditionnel — règles multi-critères

La chaîne d'approbation peut dépendre des données de l'enregistrement source, évaluées au moment de l'envoi — l'équivalent du routage conditionnel DocuSign :

• chaque template porte des règles ordonnées ; la première règle satisfaite l'emporte, et fournit sa propre chaîne (jusqu'à 3 niveaux par règle) ;
• si aucune règle ne s'applique, la chaîne statique du template sert de repli.

Critères

Chaque règle combine plusieurs critères, chacun liant un champ, un opérateur et une valeur :

Élément	Possibilités
Champ	Champ de l'objet source, ou un saut de relation (Account.Industry, MonLookup__r.Champ__c)
Opérateurs	égal, différent, supérieur (strict/ou égal), inférieur (strict/ou égal), contient, vide, non vide
Valeur	Assistée par type : pour une liste de sélection ou une case à cocher, les valeurs valides vous sont proposées

Logique de filtre

Par défaut, tous les critères doivent être vrais (ET). Comme dans les filtres de rapport Salesforce, vous pouvez saisir une formule de combinaison avec des parenthèses explicites :

(1 OU 2) ET 3

Les parenthèses comptent : (1 OU 2) ET 3 n'est pas 1 OU (2 ET 3). Une règle sans formule combine simplement ses critères par ET.

Exemple : montant ≥ 100 000 € ET remise > 10 % → chaîne « manager commercial → directeur commercial » ; sinon → approbateur d'équipe seul.

Garde-fous

• Fail-safe : un critère ou une formule inévaluable (chemin invalide, valeur incomparable, formule mal formée) vaut faux — une erreur de configuration ne bloque jamais un envoi, elle fait simplement retomber sur la règle suivante, puis sur la chaîne statique.
• À la différence de DocuSign, les critères sont évalués à l'envoi, sur l'enregistrement Salesforce — pas en cours de signature.

Approbateur destinataire (avant les signataires)

Dans le formulaire d'envoi ou le template, donnez à un destinataire le type « Doit approuver » (Needs to Approve) — disponible avec les deux fournisseurs :

• il reçoit l'invitation avant les signataires et approuve ou rejette depuis son e-mail — sans créer de compte ;
• approbation → son statut passe à Approved, et les signataires sont notifiés automatiquement dans la foulée ;
• rejet → il saisit un motif ; la demande passe Rejected, motif et auteur tracés — les signataires ne sont jamais sollicités ;
• blocage réel : tant qu'une décision est en attente, aucun signataire n'est invité ;
• compatible avec la signature en présentiel et le mode embarqué : le lien de signature ne devient actif qu'après l'approbation ;
• l'action Corriger fonctionne aussi sur un approbateur : corriger son e-mail ou le remplacer, sans recréer la demande.

Suivi et traçabilité

• Le suivi affiche le statut de la demande (PendingApproval, Approved, Rejected) et le statut individuel de chaque approbateur.
• Chaque événement d'approbation arrive par le webhook (approver.approved, approver.rejected) : interface mise à jour en temps réel, événement visible dans la carte Webhook intake.
• Toutes les décisions — approbation, rejet, rappel, escalade, réassignation — sont horodatées dans le journal d'audit avec leur auteur.

Le circuit complet, d'un coup d'œil

Le trait à retenir : tant qu'une décision est en attente, rien ne part — ni appel au fournisseur pour l'approbation interne, ni invitation aux signataires pour l'approbateur destinataire.