Créer un template
Un Envelope Template capture toute la configuration d'un envoi type — documents, signataires, champs de fusion, options — pour que les utilisateurs envoient en deux clics, sans erreur de paramétrage.
Créer un template
Dans l'app TrueSign : TrueSign Setup → eSignature → Templates → Create Template (ou « Importer depuis DocuSign », ou « Dupliquer un existant »).
La création commence par une modale à deux champs :
- Name — le nom du template ;
- Data Source — l'objet Salesforce associé (Opportunité, Compte, Contact, objet personnalisé…). Il détermine les champs disponibles pour les fusions et les enregistrements depuis lesquels le template sera proposé. Ce choix est définitif.
L'éditeur s'ouvre ensuite en 6 onglets séquentiels — chacun validé avant le suivant :
1. Documents
Uploadez le ou les documents du template, ou cochez « Attacher les documents du record Salesforce » pour inclure automatiquement les fichiers de l'enregistrement à l'envoi. Un filtre dynamique peut sélectionner les bons fichiers (ex. Title LIKE 'Contrat%'). Les documents multiples ont un ordre d'affichage configurable.
2. Recipients
Définissez les signataires par rôles (Signer 1, Signer 2…), résolus à l'envoi depuis :
- les rôles de contact de l'opportunité (ex. « Decision Maker » → Signer 1) ;
- un champ de recherche Contact/User de l'objet source ;
- un groupe de signataires ;
- une saisie manuelle de l'utilisateur.
Par signataire : authentification (OTP e-mail/SMS, code d'accès), langue, objet/message d'e-mail dédié, note privée, mode présentiel, destinataire en copie.
3. Merge Fields
Les données Salesforce injectées dans le document — voir Champs de fusion.
4. Place Fields
Le positionnement des zones de signature et champs de formulaire — voir Positionnement des champs.
5. Options
| Option | Effet |
|---|---|
| Expiration | 1–365 jours (défaut 30), avec e-mail d'avertissement N jours avant |
| Rappels | Premier rappel après N jours, puis tous les P jours — désactivable |
| Routage | Séquentiel ou simultané |
| Quick Send | Envoi direct sans écran de prévisualisation |
| Expérience | Standard, Quick Send ou embarquée dans la page |
| Writeback du document | Le PDF signé est réattaché à l'enregistrement (activé par défaut) |
| Notifications émetteur | À l'envoi, à chaque signature, à la complétion, à l'expiration, au refus |
| Émetteur délégué | Le template désigne un utilisateur émetteur fixe : les demandes partent en son nom, quel que soit l'utilisateur connecté — indispensable pour les envois automatisés (Flows, NBA) |
| Fournisseur de signature | Yousign ou weSign pour ce template — vide = hérite du défaut de l'org. Voir Fournisseurs de signature |
| Approbation interne | 1 à 3 approbateurs valident avant tout envoi, avec routage conditionnel, rappels et escalade — voir Circuit d'approbation |
| Chatter | Posts automatiques sur l'enregistrement — à désactiver pour les templates d'envoi en masse |
C'est aussi ici que se configure le writeback de données — voir TrueSign Connect.
6. Custom Button
Générez directement le bouton d'envoi lié à ce template — voir Boutons personnalisés.
Cycle de vie
- Brouillon (
IsDraft) — visible et testable par les seuls administrateurs ; non déclenchable par bouton ou Flow. - Actif — proposé aux utilisateurs sur les enregistrements de l'objet source.
- Inactif (
IsActive = false) — retiré des sélecteurs sans être supprimé ; l'historique des envois est conservé.
Le titre du document supporte les champs de fusion : Contrat - {!Account.Name} - {!Opportunity.Name} produit un nom individualisé à chaque envoi.