Gestion des utilisateurs
Qui peut envoyer, approuver, générer, configurer. Le modèle tient en une phrase : un rôle, plus des options.
Le modèle
Les 4 rôles — un seul par personne
| Rôle | Permission set | Vocation |
|---|---|---|
| Administrateur | TES_Admin | Configure l'org : connexions, jobs, boutons, migration, utilisateurs |
| Expéditeur | TES_User | Envoie pour signature et suit ses demandes |
| Approbateur | TES_Approver | Approuve ou rejette — n'envoie pas |
| Lecteur | TES_ReadOnly | Consultation seule |
Les 4 options — zéro ou plusieurs, en plus du rôle
| Option | Permission set | Débloque |
|---|---|---|
| Envoi en masse | TES_BulkSendUser | L'onglet Bulk send |
| Génération documentaire | TES_GenUser | TrueSign Gen |
| Gestion des modèles | TES_TemplateManager | L'éditeur de modèles |
| Délégué d'approbation | TES_ApprovalDelegate | Décider à la place d'un approbateur absent |
La matrice
Ce que chaque combinaison permet réellement — mesuré à l'exécution, pas déduit de la configuration :
| Configuration | Envoyer | Envoi en masse | Générer | Gérer les modèles | Configurer l'org |
|---|---|---|---|---|---|
| (aucun permission set) | — | — | — | — | — |
| Administrateur | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Expéditeur | ✅ | — | — | — | — |
| Approbateur | — | — | — | — | — |
| Lecteur | — | — | — | — | — |
| Expéditeur + Génération | ✅ | — | ✅ | — | — |
| Expéditeur + Envoi en masse | ✅ | ✅ | — | — | — |
| Expéditeur + Modèles | ✅ | — | — | ✅ | — |
| Expéditeur + les 4 options | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | — |
| Approbateur + Génération + Modèles | — | — | ✅ | ✅ | — |
Trois lectures qui comptent
L'administrateur n'a besoin d'aucune option. TES_Admin porte à lui seul l'envoi, la génération, l'envoi en masse et les modèles. Un administrateur bloqué sur sa propre configuration serait un incident, pas une sécurité.
Un approbateur ne peut pas envoyer, même avec les quatre options. C'est la séparation des devoirs : approuver et émettre sont deux actes distincts, et les cumuler viderait le circuit d'approbation de son sens.
Expéditeur + les 4 options ≠ Administrateur. C'est précisément ce qui justifie le rôle d'administrateur : tout faire, sauf configurer l'org.
Les règles que le serveur applique
Elles ne sont pas seulement affichées dans l'écran : elles sont vérifiées côté serveur, y compris si quelqu'un contourne l'interface.
| Règle | Comportement |
|---|---|
| Un seul rôle | Assigner un deuxième rôle est refusé |
| Une option exige un rôle | Assigner une option à quelqu'un sans rôle est refusé |
| Pas d'option orpheline | Retirer le dernier rôle est refusé tant qu'il reste des options |
| Changement de rôle atomique | Le changement se fait en une seule opération et conserve les options |
| Retrait complet | Vider le rôle retire les options avec lui |
Changer un rôle en plusieurs étapes (retirer, puis assigner) laisse une fenêtre où un échec en cours de route abandonne l'utilisateur sans aucun accès, sans que rien ne le signale. L'opération est donc indivisible.
Où cela se règle
TrueSign Setup → Administration → User Management : rôle et options par utilisateur, avec recherche, et suivi de l'usage (nombre d'envois, dernier envoi).
Qui peut faire quoi, écran par écran
| Écran ou action | Exige |
|---|---|
| Envoyer une demande (formulaire, Quick Send, envoi automatique après génération) | Rôle Expéditeur ou Administrateur |
| Onglet Bulk send | Option Envoi en masse + droit d'envoi |
| Setup → Document Generation | Option Génération |
| Éditeur de modèles de signature | Option Gestion des modèles |
| TrueSign Setup (configuration) | Administrateur |
| Setup → User Management | Administrateur |
« Un utilisateur sans droit d'envoi peut-il quand même expédier une enveloppe ? » — Non, sur aucun des trois chemins : ni le formulaire, ni le Quick Send, ni l'envoi automatique déclenché après une génération. Ce dernier s'exécute pourtant en arrière-plan, et il est vérifié qu'aucune demande n'est créée, pas seulement qu'une erreur est levée.
Cas particulier : l'utilisateur invité du Site
TES_Guest n'est pas un rôle utilisateur. Il s'affecte à l'utilisateur invité de votre Site public pour que les signataires externes accèdent aux pages de signature — jamais à une personne de votre org. Voir Installation.